Entretien annuel d’évaluation : cadrer sans risque
L’entretien annuel d’évaluation (EA) n’est pas imposé par le Code du travail… mais il engage l’employeur quand il existe. Mal piloté, il crée des tensions, alimente les discriminations involontaires et brouille la frontière avec l’entretien professionnel. Bien cadré, il devient un levier de performance et un rempart probatoire.
Différencier l’entretien annuel et l’entretien professionnel
L’EA regarde le passé (objectifs, résultats, comportements professionnels) et sert la gestion (rémunération variable, progression interne). L’EP projette l’avenir (employabilité, formation, CPF/CEP). Mélanger les deux dans la convocation ou le compte rendu, c’est prendre le risque qu’on vous reproche de ne pas avoir tenu l’EP.
Critère et preuve : Les règles d’or
Un EA robuste repose sur des critères connus à l’avance, objectifs et non discriminants. Oubliez les formules floues (“esprit d’équipe”, “savoir-être”) si elles ne sont pas décrites et observables. Les objectifs doivent être traçables (fixés en début de période, rappelés en cours d’année) et discutés lors de l’EA.
Outils d’évaluation : transparence, CSE et conformité RGPD
Si vous utilisez des logiciels d’évaluation, des KPIs automatisés ou tout système de scoring, informez les salariés, et le CSE lorsqu’une information/consultation s’impose. Documentez les finalités, la durée de conservation, l’accès aux données, la sécurité, et évitez les imports sauvages (notes personnelles, messageries privées). Un EA contesté sur la preuve ou sur la licéité des données se retourne vite contre l’employeur.
Le cas particulier des salariés en forfait jours : l’entretien annuel de suivi
Pour les salariés au forfait jours, l’EA ne remplace pas l’entretien annuel de suivi du forfait. Cet entretien spécifique traite la charge de travail réelle, l’amplitude et la répartition, le respect des repos, l’équilibre vie pro/perso, et les adaptations nécessaires. Oublier cet entretien fragilise la validité de la convention de forfait et pèse lourd en cas de litige (surcharge, RPS, heures occultes).
Comment articuler EA, EP et forfait jours
Trois écrits distincts sont obligatoires : Une convocation pour l’EA, une pour l’EP, et, si besoin, une pour le suivi du forfait jours. Derrière, trois comptes rendus séparés, sinon on mélange tout et la preuve s’affaiblit. Sur l’année, gardez la cohérence : l’EA alimente les objectifs de la période suivante, l’EP lance le plan de développement (formations, VAE, mobilités) et le suivi du forfait jours sert à ajuster l’organisation et la charge.
Preuves utiles : Garder la convocation, tracer les objectifs et remettre un compte rendu
- Envoyez une convocation écrite à l’EA — ce n’est pas une obligation générale, mais c’est une excellente pratique — en rappelant clairement les objectifs et les critères qui seront utilisés.
- Annexez à l’EA une matrice d’objectifs et/ou une grille de compétences, puis partagez-en une copie au salarié pour assurer transparence et traçabilité.
- Proscrivez tout critère interdit ou discriminatoire (état de santé, maternité, opinions, activité syndicale, etc.), afin de rester strictement sur des éléments objectifs liés au poste.
- SSi un logiciel contribue à l’évaluation, documentez la méthode et l’information donnée aux salariés, puis veillez à purger les données à l’échéance prévue.
- Relisez l’entretien annuel A sous l’angle de la proportionnalité : un écart grave relevé sans action (formation, accompagnement) affaiblira inévitablement une procédure disciplinaire ultérieure.
À retenir
L’Entretien annuel n’est pas “moins important” que l’Entretien professionne : il expose autrement. Ce que vous écrivez vous lie. Des critères solides, une traçabilité propre et la séparation stricte EA/EP/forfait jours protègent votre entreprise et donnent du sens au management.
Besoin d’aller vite sans rater l’essentiel ?
→ Lettre de convocation à l’entretien annuel – version “forfait jours” (objet et thèmes spécifiques).
→ Pack “2 convocations” (EP & EA), pour éviter toute confusion de procédure.
