Entretien professionnel : la preuve qui vous protège
L’entretien professionnel se gagne à la preuve. Beaucoup d’employeurs l’organisent, mais peinent à le prouver proprement lors d’un contrôle ou d’un contentieux. Or, en pratique, un entretien réalisé mais non traçable est souvent assimilé à un entretien non fait. Voici comment verrouiller votre dossier, sans y passer vos soirées.
Rédiger une convocation probante
L’employeur doit organiser l’EP tous les 2 ans (avec un bilan à 6 ans) et remettre au salarié un document retraçant l’échange. La signature du salarié n’est pas une obligation légale stricte ; elle reste fortement recommandée car elle vaut preuve de remise. L’EP n’est pas une évaluation : on parle avenir professionnel, compétences, formations, VAE/CPF/CEP, perspectives.
Les erreurs courantes
- Confondre EP et entretien d’évaluation (et mélanger les pièces).
- Archiver le compte rendu… mais oublier la preuve de remise au salarié.
- Ne pas relier les EP individuels aux chiffres BDESE (cohérence contrôlable).
- Ne garder qu’un e-mail de convocation non horodaté ou non opposable.
Compte rendu remis au salarié
1) Convocation probante
Choisissez un canal qui laisse une trace : LRAR, remise contre décharge, ou e-preuve fiable (outil RH, coffre-fort numérique). L’objet doit nommer “entretien professionnel” (et non “évaluation”), avec date/heure/lieu et, idéalement, une courte liste des thèmes.
2) Compte rendu transmissible
Rédigez un compte rendu simple, remis au salarié (copie), conservé côté RH. Mentionnez : trajectoire et perspectives, besoins de formation (y compris formations non obligatoires), dispositifs (CPF/CEP/VAE), suites envisagées et jalons. Faites signer si possible (ou consignez le mode de remise).
Cohérence avec la BDESE
Dans les entreprises concernées, les données BDESE (nombre d’EP tenus, formation, GPEC…) doivent coller avec vos dossiers individuels. Un écart systématique (BDESE ↔ dossiers) attire l’attention des contrôleurs et affaiblit la défense.
Bilan à 6 ans : que vérifier ?
Le bilan sexennal n’est pas un copier-coller des EP. Il vérifie, pour chaque salarié, la tenue effective des entretiens et au moins une action de formation non obligatoire. Bilan bâclé = risque abondement CPF (≥50 salariés) + exposition à des dommages-intérêts si un préjudice est démontré (perte de chance, défaut d’adaptation).
Astuces de terrain (qui changent tout)
- Modèles distincts : une convocation EP dédiée, séparée de l’EA.
- Indexation par salarié : 1 dossier = convocs + CR + preuves de remise + plans de formation + rapprochement BDESE.
- Horodatage : un export PDF signé électroniquement vaut mieux qu’un simple e-mail.
- Trace formation : notez aussi les propositions refusées (cela compte).
Mini check-list (5 items)
- Convocation EP envoyée et opposable
- Compte rendu remis au salarié (preuve jointe)
- Mentions avenir/formation/CPF-CEP bien couvertes
- Raccord EP ↔ BDESE vérifié
- Bilan 6 ans prêt (EP + ≥1 formation non obligatoire)
À retenir
L’EP n’est pas une formalité ; c’est un dossier probatoire. Bien tenu, il sécurise vos choix RH (y compris en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle). Mal tenu, il déclenche sanctions financières et fragilise vos procédures.
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→ Pack “2 convocations” (entretien professionnel et entretien annuel d’évaluation) avec trames de compte rendu et check-list probatoire.
Questions fréquentes sur l’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel est-il obligatoire par la loi ?
Non, sauf accord/usage interne. Mais s’il existe, il engage l’employeur : critères connus à l’avance, méthode transparente, compte rendu remis.
Quels critères utiliser pour éviter tout risque de discrimination ?
Des critères objectifs, mesurables et liés au poste (objectifs chiffrés, qualité, délais, compétences observables). Évitez tout critère lié à l’état de santé, la maternité, l’activité syndicale, l’opinion, etc.
Dois-je prévenir le CSE si j’utilise un logiciel d’évaluation ?
Oui lorsque l’outil influence l’organisation/contrôle de l’activité. Informez les salariés, documentez finalités et durée de conservation, et respectez le RGPD.
La convocation à l’entretien annuel est-elle obligatoire ?
Pas légalement, mais c’est une excellente pratique de preuve : convocation écrite, rappel des objectifs/critères, puis compte rendu remis au salarié.
L’entretien annuel remplace-t-il l’entretien professionnel ?
Non. L’EA évalue la performance passée ; l’EP traite l’employabilité (formation, CPF/CEP, perspectives). Deux objets, deux convocations, deux comptes rendus.
Et pour les salariés en forfait jours ?
L’EA ne remplace pas l’entretien annuel de suivi du forfait jours (charge réelle, repos, amplitude, équilibre). Oublier ce suivi fragilise la validité du forfait.
